Efisiensi dalam program “training” di Perusahaan

Kebetulan saya mengikuti satu jejaring profesional yang cukup populer dan mendapati satu forum diskusi mengenai efisiensi dalam program “training” di Perusahaan karena alasan situasi krisis ekonomi dunia. Dalam forum tersebut dipertanyakan mengenai tiga hal utama, yakni apakah training = biaya tinggi?; Apakah training harus selalu dilakukan di dalam kelas (baca:hotel)?; Apakah training = mengurangi jam kerja karyawan dan dengan demikian mengurangi produktivitas?.

1. Apakah training = biaya tinggi?.

Jangan pernah melupakan bahwa dalam suatu Perusahaan selalu ada dua kelompok perspektif yang berbeda, top management dan karyawan. Pertama, mari kita coba memposisikan diri kita sebagai kelompok top management. Andaikan kita seorang CEO atau Presiden Direktur suatu Perusahaan dimana kita adalah pemegang tanggung jawab tertinggi atas keberlangsungan operasional bisnis Perusahaan. Dalam situasi krisis ekonomi dunia, efisiensi adalah salah satu jalan untuk menjamin Perusahaan dapat melalui situasi tidak menentu. Income masih merupakan faktor terpenting dalam keberlangsungan operasional Perusahaan, Income akan menunjang Expenses yang dikeluarkan oleh Perusahaan. Saya akan meminjam suatu istilah yang cukup populer dalam ilmu Politik, yaitu Balance of Power. Keseimbangan antara pemasukan dan pengeluaran dalam suatu Perusahaan tetap harus terjaga dalam setiap keadaan apa pun.

Dari ilustrasi singkat di atas, menjadi suatu hal yang dapat dimengerti bila top management melihat training dapat menjadi expense yang seharusnya dapat dihentikan. Selama masih dalam posisi top management, investasi masih terkait dengan sesuatu yang profit oriented demi menjaga Balance of Power tersebut sedangkan training merupakan investasi jangka panjang dan outcome yang diberikan kepada Perusahaan bukan berupa cash income namun lebih unseen.

Pengelola Sumber Daya Manusia dalam setiap Perusahaan sudah umum bila menjadi cost center bukan profit center. Unit HR memiliki tanggung jawab tidak hanya dalam pengelolaan kepegawaian dalam skala umum tetapi juga bertanggungjawab untuk ”memoles logam bekas menjadi logam emas” yang memiliki value besar dan kompetitif. Bagaimana menjadikan seorang karyawan yang tidak mengerti apa-apa menjadi karyawan yang sangat mengerti dengan pekerjaannya dan high competitive internally?. Training merupakan salah satu jalan untuk mencapai tujuan tersebut.

Kedua, sekarang kita coba untuk memposisikan diri sebagai seorang karyawan dalam suatu Perusahaan. Training merupakan satu bentuk pencapaian atau menjadi hal yang selalu didambakan oleh karyawan. Mengapa?. Coba kita cermati  sesaat setelah seorang karyawan berhasil melalui training yang diikutinya, apa yang akan ia lakukan selanjutnya? update resume / cv. Bagi karyawan, ikut serta dalam sebuah training merupakan salah satu keberhasilan dalam berkarir. Pernahkah terpikirkan bahwa sebagai seorang karyawan, secara tidak disengaja, mencibir kepada management perihal tidak diikutsertakannya mereka mengikuti sebuah training?.

“Mengeluarkan biaya 1 juta saja kok pelit sekali? ini kan Perusahaan besar?!”

Apakah training = biaya tinggi?. Pendapat saya, TIDAK justru malah memungkinkan tanpa mengeluarkan biaya sedikit pun!. Bagi saya, “setiap Manager atau pimpinan unit kerja memiliki fungsi HR”. Ketika dipercaya menjadi seorang pimpinan unit kerja, ia harus bertanggungjawab penuh atas setiap aspek pekerjaan dan non pekerjaan di unit kerjanya karena semuanya akan menjadi ukuran keberhasilan atau kinerja unit yang dipimpinnya.

Kita jangan selalu terjebak bahwa training harus dilakukan di luar kantor atau dilakukan oleh pihak ketiga. Coba dipikirkan, yang dibutuhkan dari mengikuti training itu apakah sertifikat kepesertaan atau ilmunya?. Kalau didambakan adalah sertifikat kepesertaan, mari kita ke tempat percetakan lalu cetak sertifikat yang kita inginkan tetapi kalau yang didambakan adalah ilmu dan pengalaman maka sertifikat kepesertaan sudah tidak menjadi prioritas lagi.

Anda menginginkan bawahan anda tanggap, kreatif, proaktif dan cepat dalam menuntaskan suatu pekerjaan dengan tingkat kesalahan hampir 0%?, maka anda sebagai pimpinan unit kerja memiliki tanggung jawab untuk membentuk bawahan anda seperti yang anda inginkan. Apakah menjadi suatu hal yang salah bila seorang pimpinan unit kerja memberikan pelatihan keahlian sesuai dengan tanggung jawab bawahannya selama jam kerja?. Saya ingin menceritakan satu kisah nyata dari teman saya seorang manager di suatu Perusahaan manufaktur.

Tahun 2008 Perusahaan merekrut karyawan baru untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja di unit kerja yang ia pimpin. Karyawan baru tersebut tidak memiliki latar belakang pekerjaan yang ia butuhkan. Ia membutuhkan seorang karyawan yang memahami betul mengenai Procurement Process tetapi yang ia dapatkan seorang karyawan baru dengan pengalaman kerja terakhirnya sebagai operator.

Tiga hari pertama, ia memberikan penjelasan mengenai jenis-jenis material hingga ke proses produksi. Dua hari selanjutnya, ia memberikan contoh bagaimana suatu tugas harus dilaksanakan. Selama satu bulan ia terus memberikan penjelasan dan contoh kepada karyawan baru tersebut. Hasilnya, pada bulan ketiga, karyawan baru tersebut memiliki kemampuan dan pengetahuan yang lebih baik dibandingkan rekan kerja lainnya dalam satu departemen. Karyawan baru tersebut justru dipercaya untuk mengemban tugas-tugas pimpinannya bila berhalangan untuk hadir di tempat kerja.

Teman saya tidak berhenti sampai di situ, ia melakukan eksperimen kepada karyawan barunya berupa pemberian tugas baru yang sama sekali tidak dikenalnya selama tiga bulan terakhir. Karyawan baru tersebut mengalami kesulitan untuk mengerjakannya namun pimpinan unitnya kembali memberikan penjelasan dan contoh bagaimana menyelesaikan tugas yang dimaksud sambil menyisipkan beberapa tips agar lebih cepat menyelesaikannya. Tahu tugas apa yang dimaksud? menjalankan aplikasi Excel. Karyawan baru tersebut tidak hanya mendapatkan ilmu mengenai proses produksi, material tetapi ia juga sudah menguasai aplikasi Excel dimana ia sama sekali tidak dapat mengoperasikan komputer. Bulan Januari lalu saya bertemu teman saya tersebut dan kebetulan ia masih aktif di Perusahaan itu. Ia menceritakan bahwa karyawan barunya itu baru saja dimutasi ke departemen lain dan ternyata berhasil meningkatkan kinerja departemen barunya tersebut. Tidak pernah ada yang menyangka bahwa karyawan itu pekerjaan terakhirnya seorang operator dengan pendidikan terakhir SMP.

Setiap pimpinan unit kerja mampu menjadi seorang trainer yang handal, asalkan memiliki keinginan dan komitmen untuk mengembangkan kinerja unitnya.

2. Apakah training harus selalu dilakukan di dalam kelas? (baca : hotel).

Tidak. Training dapat dilakukan di mana saja dan kapan saja sesuai dengan kemampuan dan keahlian kita. Kita tidak perlu mengorbankan waktu bekerja seorang Resepsionis (misalnya) untuk mengikuti training bagaimana menjadi Resepsionis yang handal. Berikan saja penjelasan dan contoh bagaimana seorang Resepsionis yang baik kepadanya lalu amati dalam tenggat waktu tertentu bila ada yang perlu diperbaiki maka lakukan kembali memberi penjelasan dan contoh yang baik.

3. Apakah training = mengurangi jam kerja karyawan dan dengan demikian mengurangi produktivitas?.

Kalau kita masih terjebak dengan pandangan bahwa training harus dilakukan oleh pihak ketiga maka jawaban atas pertanyaan tersebut adalah YA. Sekali lagi, coba kita ubah pandangan bahwa training dapat dilakukan sembari bekerja dan yang memberikan training adalah pimpinan unit kerjanya. Ilmu didapat, waktu kerja tetap efektif, biaya minimal dan hasil akan tergantung dari bagaimana diberikan training.

Sekian pendapat singkat saya mengenai training, saya bukan seorang yang menentang adanya lembaga / pihak ketiga yang menawarkan jasa pelatihan pengembangan SDM tetapi bila Perusahaan menekan anggaran untuk training maka kita tidak perlu khawatir bagaimana “nasib” kompetensi para karyawan. Berdayakan para pimpinan unit kerja untuk turut mengembangkan keahlian dan kemampuan para karyawannya sendiri!.